Ośrodek Pomocy Społecznej Zarządzenie oraz inne dokumenty
ZARZĄDZENIE NR 05/2025
Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej
w Świętochłowicach
z dnia 27 stycznia 2025r.
w sprawie: Trybu pracy Komisji konkursowych oraz procedurę wszczęcia, zasad przyznawania dotacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego na realizację zadań publicznych Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach
Na podstawie § 17 ust. 3 Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach w związku z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U.
z 2024 r., poz. 1491 z późn. zm.) oraz art. 249 ust. 5 ustawy z 27.08.2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 poz. 1530 z późn. zm.).
zarządzam, co następuje:
§ 1
Ustalam następujący tryb pracy Komisji konkursowych oraz zasad przyznawania dotacji organizacjom prowadzącym działalność pożytku publicznego na realizację zadań publicznych Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach
I. Postanowienia ogólne
Ilekroć mowa o:
- Komórce prowadzącej – należy przez to rozumieć Dział Organizacyjno- Prawny Ośrodka , które w zależności od zakresu działania, realizuje procedurę z zakresu działalności pożytku publicznego.
- Komórka merytoryczna – należy przez to rozumieć komórkę Ośrodka którego zadanie bezpośrednio dotyczy lub która realizuje, rozlicza dane zadanie.
- Komórka finansowa – należ przez to rozumieć Dział Finansowo-Księgowy.
- Organizacjach – należy przez to rozumieć organizacje pozarządowe lub podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie.
- Komisji – należy przez to rozumieć Komisję konkursową powołaną zarządzeniem Dyrektora Ośrodka, opiniującą oferty na realizację zadania publicznego złożone przez Organizacje.
II. Ogólne zasady przyznawania dotacji (zlecania zadań)
- Zlecanie Organizacjom realizacji zadań publicznych, obejmuje w pierwszej kolejności te zadania, które określa się jako zagadnienia w różnego typu programach – odbywa się po przeprowadzeniu otwartego konkursu ofert, chyba że przepisy odrębne przewidują inny tryb ich zlecania.
- Wniosek na realizację zadania, opis oraz istotne postanowienia umowy przedstawia komórka merytoryczna co do zadania które ją obejmuje. Wzór dokumentacji (wniosek) przedstawiają załączniki do Zarządzenia.
- Projekt zarządzenia w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań publicznych Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach przez organizacje prowadzące działalność pożytku publicznego przygotowuje Komórka prowadząca, przekazując go do zatwierdzenia Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
- Oferty realizacji zadań publicznych przyjmowane są przez Komórkę prowadzącą w terminie ustalonym w ogłoszeniu konkursowym.
- Wstępnej oceny formalno – prawnej złożonych ofert dokonuje komisja konkursowa powołana Zarządzeniem która w terminie do 7 dni występuje o usunięcie ewentualnych braków formalnych przez Organizacje.
- W ciągu 7 dni od upłynięcia terminu składania ofert, listę Organizacji ubiegających się o dotacje, rodzaj zadań oraz wielkość dotacji Komórka prowadząca podaje do publicznej wiadomości zamieszczając na tablicy ogłoszeń, BIP Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach oraz na stronie Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach portalu internetowego.
III. Procedura oceny i wyboru ofert
1. Postanowienia ogólne.
1) Postępowanie konkursowe przeprowadza Komisja, przedkładając wyniki konkursu do zatwierdzenia Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
2) Skład Komisji zostaje każdorazowo powołany zarządzeniem Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
3) Pracami Komisji kieruje Przewodniczący (z komórki merytorycznej), a w razie jego nieobecności obowiązki przejmuje Wiceprzewodniczący Komisji.
4) O terminie posiedzenia Komisji jej Przewodniczący zawiadamia członków, co najmniej 3 dni przed datą posiedzenia.
5) Komisja może podejmować czynności związane z przeprowadzeniem konkursu w obecności, co najmniej trzech członków. W przeciwnym razie Przewodniczący Komisji wyznacza nowy termin posiedzenia Komisji.
6) Komisja zobowiązana jest do traktowania na równych prawach wszystkich oferentów i do prowadzenia postępowania w sposób gwarantujący zachowanie zasad uczciwej konkurencji.
7) Przewodniczący Komisji przyjmuje od wszystkich członków komisji pisemne oświadczenia:
o niepozostawaniu z oferentami w jakiejkolwiek zależności formalnej lub nieformalnej, która mogłaby wpłynąć na bezstronność opiniowania, oraz o zapoznaniu się z obowiązującymi regulacjami prawnymi w zakresie przeprowadzania procedury konkursowej.
8) Komisja rozwiązuje się z chwilą rozstrzygnięcia konkursu.
2. Zakres przedmiotowy prac Komisji
1) Procedura konkursowa w otwartym konkursie ofert składa się z dwóch etapów.
2) Pierwszy etap konkursu obejmuje działania związane z potwierdzeniem wymogów formalnych rozpatrywanych ofert:
a) Stwierdzenie prawidłowości ogłoszenia konkursu oraz określenie liczby złożonych ofert,
b) Ustalenie, które z ofert spełniają wymogi określone w Karcie Oceny Formalnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Zarządzenia.
c) Zakwalifikowanie ofert do drugiego etapu konkursu bądź wyznaczenie dodatkowego terminu do usunięcia braków formalnych.
3) Drugi etap konkursu obejmuje działania związane z oceną merytoryczną ofert:
a) Przeanalizowanie treści rozpatrywanych ofert i dokonanie ich oceny w oparciu o Kartę Oceny Merytorycznej, stanowiącej załącznik Nr 2 do Zarządzenia,
b) Dokonanie wyboru najkorzystniejszych ofert i przedłożenie ich do zatwierdzenia Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
4) Z posiedzenia Komisji sporządzany jest protokół, który przedkładany jest Dyrektorowi Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
5) Czynności związane z obsługą Komisji wykonuje Komórka prowadząca.
6) Wyboru Organizacji, które będą realizowały zadania publiczne dokonuje Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach, po zasięgnięciu opinii Komisji.
7) Wykaz Organizacji, zleconych zadań, na które przyznano dotacje i kwot przyznanych na realizację tych zadań sporządza i podaje do publicznej wiadomości zamieszczając na tablicy ogłoszeń, BIP oraz na stronie internetowej Ośrodka.
8) Istotne postanowienia umowne o wykonanie zadań publicznych przygotowuje Komórka merytoryczna.
IV. Zasady rozliczania dotacji, kontrola wykonania zadania
1. Podstawę rozliczenia dotacji stanowić będzie zatwierdzenie Sprawozdania przez Komórkę finansową.
2. Za sprawowanie kontroli i oceny realizacji zadania odpowiada Komórka merytoryczna.
3. O zakresie i terminie rozpoczęcia kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania osoby upoważnione przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach do przeprowadzenia kontroli powiadamiają Organizację na dwa dni przed jej rozpoczęciem dokonuje komórka merytoryczna.
4. W zakresie kontroli dotyczącej: stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania, kontrola wykonywana jest bez zapowiedzi.
5. W przypadku, gdy kontrola prowadzona jest przed zakończeniem zadania i złożeniem sprawozdania końcowego z jego realizacji, komórka kontrolująca (merytoryczna) niezwłocznie kieruje do kontrolowanej Organizacji zalecenia pokontrolne, wskazując konieczne do usunięcia nieprawidłowości.
§ 2
Wykonanie Zarządzenia powierzam Kierownikowi Działu Organizacyjno-Prawnego oraz zobowiązuje go do zapoznania wszystkich pracowników z treścią niniejszego zarządzenia.
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Zastępcy Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Świętochłowicach.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załączniki :
Wzor-oferty-organziacje-pozarzadowe (1)
Uproszczone-sprawozdanie-z-realizacji-zadania-publicznego-Maly-grant
Uproszczona-oferta-realizacji-zadania-publicznego-Maly-grant
